Funkcjonalności Recepcji wykorzystywane są głównie przez personel recepcyjny, marketing oraz kadrę zarządzającą. Przygotowując opcje recepcyjne skoncentrowaliśmy się na tym, aby umożliwić sprawną obsługę Gości hotelowych oraz wyświetlenie niezbędnych informacji dotyczących całego obiektu hotelowego. Dzięki zebraniu niezbędnych funkcji, które ułatwiają obsługę Gości, dają dostęp do wskaźników obiektu oraz wyniku finansowego jaki został wygenerowany w danych okresie, program posiada rozbudowany poziom uprawnień umożliwiający konfigurację programu w taki sposób, aby najistotniejsze dane o obiekcie były dostępne tylko dla wybranych, zaufanych osób.
ZAKRES FUNKCJONALNOŚCI SYSTEMU CHART
Profesjonalna i kompleksowa obsługa rezerwacji
- przyjmowanie nowych rezerwacji, modyfikacja istniejących
- możliwość rezerwacji kategorii pokoju bez przydzielania konkretnego numeru
- możliwość rezerwacji miejsca w pokoju
- przyjmowanie i obsługa rezerwacji grupowych oraz indywidualnych
- obsługa cenników zależnych od sezonów oraz typów pokoi
- możliwość ustawienia ceny gwarantowanej z poza cennika dla rezerwacji
- obsługa dwóch przedziałów wiekowych dzieci
- planowanie wyżywienia dla Gości na etapie rezerwacji, z uwględnieniem wyżywienia dla dzieci
- uwagi dotyczące Gościa lub grupy
- ustawienie oczekiwanej kwoty zaliczki
- kontrola wpłaty wymaganej zaliczki
- ustawienie rabatów przy rezerwacjach lub dla meldunków
- możliwość prowadzenia rozliczeń z biurami turystycznymi, agentami lub innymi pośrednikami
- wysyłka mailem potwierdzenia rezerwacji
- generowanie potwierdzeń rezerwacji w formie papierowej
- graficzna forma prezentowania rezerwacji
- diagram obłożenia pokoi i porównanie z rokiem poprzednim
- zestawienia aktualnego stanu pokoi prezentujące ilość przyjazdów, pobytów, wyjazdów oraz wyłączonych pokoi
- wykres ilości przyjętych i anulowanych rezerwacji w ciągu dnia
- kalkulator dostępności pokoi
- raportowanie rezerwacji
Sprawne dokonywanie meldunków
- meldowanie Gości indywidualnych lub całych grup
- meldowanie do pokoju lub na wybrane miejsce w pokoju
- realizacja wcześniejszych rezerwacji
- uproszczone meldowanie grupowe
- domeldowanie kolejnej osoby do pokoju
- przeniesienie Gościa do innego pokoju
- zmiana terminu wyjazdu
- rezerwowanie usług dodatkowych
- szybki podgląd bieżących meldunków
- specyfikowane rodzaje pobytów usprawniające raportowanie
- rezerwacja i realizacja usług dodatkowych
- tworzenia zestawień i profilowanie Gości
- automatyczne obciążanie i przeliczanie rachunku Gościa zgodnie z bieżącymi danymi meldunkowymi
- przenoszenie zaliczek pomiędzy rezerwacjami oraz meldunkami
- możliwość rozliczenia wszystkich lub wybranych Gości
- obsługa systemu zamków hotelowych i central telefonicznych
- programowanie kart rabatowych dla systemu Gastro SZEF
- predefiniowane karty pobytu w trzech językach: polskim, angielskim i niemieckim
- możliwość edycji treści karty pobytu oraz dodania kolejnych wydruków
- rejestracja zgody na przetwarzanie danych osobowych i wysyłanie informacji handlowych
Nadzór i administracja
- podgląd bieżącego stanu posprzątania pokoju
- prognoza check-in wyłączenia pokoi w przypadku niespodziewanych awarii lub planowanych remontów
- podgląd i zarządzanie stanem połączeń telefonicznych z pokoi, np.: automatyczna taryfikacja połączeń, blokowanie połączeń wychodzących, ustawianie budzenia
- przesyłanie wiadomości pomiędzy stanowiskami pracy
- wielopoziomowe, konfigurowalne uprawnienia
Rezerwacje i meldunki
Pokoje czy łóżka – co sprzedaje Twój obiekt noclegowy?
Jedynie w naszym programie istnieje dowolność w prowadzeniu rezerwacji oraz meldunków pojedynczego miejsca w pokoju lub „całego” pokoju. W zależności od potrzeb program umożliwia:
- rezerwowanie i meldowanie Gości w pokojach
- rezerwowanie i meldowanie Gości na łóżkach w poszczególnych pokojach – funkcjonalność przydatna dla sanatoriów, pensjonatów, hosteli i obiektów noclegowych, które sprzedają miejsca/łóżka elastyczna i zmienna forma obsługi obiektu – swobodne dostosowanie do potrzeb Klienta)
Większość obiektów noclegowych nadal sprzedaje wyłącznie pokoje, a nie miejsca, dlatego program dajemy możliwość wyboru: sprzedaż pokoi, sprzedaż miejsc lub prowadzenie sprzedaży mieszanej czyli sprzedaż „pokojo-miejsc”
Wyświetlanie rezerwacji oraz meldunków przygotowane zostało m.in. w formie graficznego diagramu, który można dopasować do swoich preferencji m.in. możliwość samodzielnego ustawienia kolorystycznego dla rezerwacji, meldunków czy remontów.
Należności i sprzedaż
Elastyczność, wygoda i kontrola – kluczowe właściwości podczas projektowania funkcjonalności sprzedażowych.
Nasi doświadczeni projektanci systemu, w przeszłości pracujący w hotelu, wiedzą jak ważnym elementem programu hotelowego jest prosta w obsłudze i elastyczna forma rozliczenia gościa. Wyszliśmy z założenia, że z jednego miejsca w programie należy umożliwić użytkownikowi kontrolę należności oraz sprawne rozliczanie pobyt gościa. Dlatego, wszystkie obciążenia Twoich gości przechowywane są w jednym miejscu w programie. Taka funkcjonalność daje możliwość w łatwy sposób rozliczyć gościa a następnie go wymeldować.
Wspólne miejsce przechowywania obciążeń to również elastyczność i prostota obsługi grup zorganizowanych, które najczęściej kończą pobyt wspólnym rozliczeniem wszystkich pokoi. W przypadkach wspólnego, grupowego rozliczenia zdarza się, że istnieje konieczność wyodrębnienia należności, które klient grupowy musi opłacić we własnym zakresie (np.: minibarek). Dla naszego programu żadna z tych sytuacji nie stanowi problemu. Przewidzieliśmy takie scenariusze i wyposażyliśmy nasz program w możliwość obsługi tego rodzaju rozliczeń.
Korzyści stosowania elementów sprzedaży i obsługi należności w programie Chart
Wygoda
- rozliczenie wszystkich lub wybranych usług z jakich korzystał Klient lub grupa Klientów
- wyliczenie obciążeń Gościa wg. aktualnych parametrów jego rezerwacji
- rachunki gastronomiczne z programu POS automatycznie przenoszone są na konta rozliczeniowe Klienta
- „routing obciążeń” – automatyczne przenoszenie obciążeń z Gościa na konto grupy
- określenie płatnika należności za pokój, na którym gromadzone są obciążenia
- proporcjonalny podział opłat za nocleg i wyżywienie dla każdego Gościa w pokoju
- przechowywanie odroczonych płatności na osobnych kontach
- modyfikacja obciążeń zależna od potrzeb: grupowanie i rozgrupowywanie, scalanie i podział
- nieograniczona ilość dodatkowych usług przechowywanych na rachunku Gościa
- automatyczne naliczanie obciążeń za połączenia telefoniczne
- dokument sprzedaży wystawiany z obciążeń lub ręczny bez wcześniej naliczonych należności
- walutowe dokumenty sprzedaży
- możliwość ustalenia domyślnej formy płatności, skracającej czas wystawiania dokumentów
Elastyczność
- szerokie możliwości zmiany treści dokumentów sprzedażowych – zależne od uprawnień
- samodzielnie ustawiane okresy księgowe
- definiowalne formy płatności
- swoboda ustawienia numerowania dokumentów oraz ich formatów
- możliwość prowadzenia dwóch osobnych rejestrów faktur
- kontrola przyjętych zaliczek
- automatycznie włączona lub opcjonalna fiskalizacja faktur
- konfigurowalne logo hotelu na wydrukach faktur
Kontrola
- rejestracja każdej, przeprowadzonej operacji wykonanej przez użytkownika
- ustawianie uprawnień określających poziom dostępu do poszczególnych funkcji (np. usuwania dokumentów lub wystawiania korekt)
- możliwość drukowania szczegółowego rachunku informacyjnego zawierającego dane dotyczące Gości i ich obciążeń
- podgląd dokumentów archiwalnych
- przesyłanie utworzonych dokumentów zapłaty do systemu finansowo-księgowego